In sintesi
Destinatari
Tutte le imprese che vogliono strutturare un piano di formazione efficace, abbattendo costi e tempi.
Obiettivi
Tempi: diminuire il tempo di formazione del personale
Costi: abbattere i costi di formazione (inattività e avviamento)
Espansibilità: aumentare la capacità di assunzione di nuovo organico (ad esempio strategico nelle vendite)
Performance e condivisione: ottimizzazione del lavoro mediante la condivisone di best practice.
Tempistiche
Per la strutturazione completa è utile applicare il Temporary Manager: dopo alcuni mesi intensivi, la presenza scema e si trasforma in consulenza saltuaria per una durata complessiva di 6 mesi o 1 anno, fino al raggiungimento dell'autosufficienza dell'azienda. Per le situazioni che necessitano solo di un miglioramento si applica il Management Consulting che prevede pochi incontri al mese per 6 / 8 mesi.
Le fasi
Il progetto si basa in 4 principali fasi successive. Per procedere alla successiva è necessario che la precedente sia stata ultimata.
Analisi e piano strategico
Analisi della situazione attuale e creazione del progetto di rinnovo con tempi e costi.
1
Creazione Materiali
Produzione di tutti i materiali necessari per il piano formativo
2
Implementazione Attività
Realizzazione della struttura e attivazione della formazione
3
Condivisione ed evoluzione
Attivazione della parte di condivisione e strutturazione di un piano evolutivo continuo
4
1 -
Analisi e piano strategico
1.1 - Analisi
Si crea una fotografia dell'azienda nei seguenti punti:
Guide e manuali di prodotto/servizio: materiali di corredo per la formazione già in possesso
Risorse umane: struttura aziendale e mansionario
Attività che necessitano di formazione startup: le attività che hanno bisogno di una grande formazione iniziale (esempio l'introduzione di un nuovo addetto o di un commerciale)
Attività che necessitano di formazione continua: le attività che hanno avanzamenti rapidi e in cui la formazione va al primo posto (tecnici specializzati, automotive etc).
Strumenti utilizzati per la formazione: strumenti per la formazione a distanza, in aula, etc
Test e certificazioni: modalità di verifica di apprendimento
Figure formanti: docenti utilizzati e personale senior per l'attività
Figure da formare
Sistema di supporto: materiali per risolvere le problematiche più frequenti o un servizio di assistenza tecnica a distanza
Metodologie utilizzate nel mercato a parità di impresa: cosa potrebbe essere già pronto all'uso.
1.2 - Mappatura lavoro e best practice
Si procede per ogni figura già formata ad una mappatura del suo lavoro. Sovrapponendo l'analisi di diverse figure si rileva il flusso di lavoro perfetto, identificando le best practice da utilizzare. Si evidenziano le skills che il candidato da formare deve avere, si crea il piano carriera con i moduli formativi (detti corsi), le "materie", le modalità di test e il tempo di formazione. Questo permette di capire quale formazione deve essere pratica, quale a distanza (FAD) e quale teorica in aula.
1.3 - Progetto
Sulla base dell'analisi si crea il vero progetto corredato di:
Piano Attività di dettaglio: cosa deve essere fatto
Piano Temporale: i vari step delle attività calendarizzati
Piano Economico: investimenti che l'azienda deve sostenere e possibili ricavi
Piano Risorse Umane: risorse da utilizzare, da formare e da assumere
Risultati attesi: economici, visibilità, incrementi, etc.
2 -
Creazione Materiali
Si procede alla creazione di tutti i materiali indispensabili per la formazione come ad esempio:
Video: da utilizzare nella formazione a distanza e come materiale di supporto
Dispense e schede tecniche: per supportare la conoscenza nel lungo termine
Slide per i docenti: per standardizzare la docenza
Materiale di supporto alla docenza: cosa deve essere detto, quando deve essere detto e come deve essere detto (indispensabili se si usano più docenti e si vuole una modalità formativa univoca)
Kit: per test pratici
Test: per valutare l'apprendimento
AI: utilizzo di strumenti con intelligenza artificiale per supportare la formaizone
FAQ: domande e risposte ai possibili dubbi (sia per i docenti che per li allievi)
Inoltre si implementa il sistema informatico a supporto dell'attività, come portali e-learning o sistemi di ticketing e supporto.
3 -
Implementazione Attività
3.1 - Selezione candidati
È indispensabile prevedere un sistema di pre selezione dei candidati per verificare le loro skill. Esso può essere svolto mediante test o mediante colloquio
3.2 - Attività d'aula
Si procede alla ricerca e formazione dei docenti il più possibile in loco per diminuire le spese di trasferta.
Si calendarizza l'attività d'aula identificando location multiple a seconda della possibile affluenza.
Si monitora il tasso di adesione.
3.3 - KPI del corso
Sia per l'attività d'aula che per l'attività FAD è indispensabile individuare quali sono gli indici di performance considerati attendibili e per ognuno identificare il livello di accettabilità. Se un corso non raggiunge gli obiettivi andrà riformulato e ricreato un nuovo staff.
3.4 - Supporto a distanza
Spesso e volentieri la formazione aziendale è legata ad un supporto continuativo alle persone formate, quindi andrà costruito un servizio di customer care e supporto tecnico adeguato. Il supporto dovrebbe, a seconda delle richieste, evidenziare eventuali punti su cui rafforzare la formazione migliorando così il corso. Questo servizio va realizzato il più efficacemente possibile, senza l'intervento umano, per limitare i costi. La soluzione è solitamente un portale dedicato all'assistenza con guide e manuali digitali interattivi. La progettazione di questa piattaforma dovrebbe essere legata alla formazione utilizzando le medesime modalità.
4 -
Condivisione ed evoluzione
4.1 - Condivisione
L'efficacia di un sistema formativo è data dal suo aggiornamento continuo, dalla condivisone delle best practice dei partecipanti passati che applicano quanto imparato. Il sistema per mantenere attiva la formazione è lo scambio di idee e best practice tra allievi di anni precedenti. Un supervisore analizza l'attività e valuta se le informazioni discusse (spesso in piattaforme chiamate forum) devono essere integrate nei corsi.
4.2 - Evoluzione
L'ecosistema formativo si evolve e cresce al crescere dell'azienda. Una serie di supervisori deve valutare a seconda dei feedback la modifica di alcuni corsi o l'inserimento di nuovi. La flessibilità è una delle caratteristiche chiave di un sistema formativo di successo.