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Process Optimization Manager

Struttura e ottimizza la tua azienda mappando i processi, ristrutturandoli e formando veri manager.

In sintesi

Destinatari

Tutte le aziende e industrie di ogni settore che vogliono potenziare, strutturare o costruire un sistema di processi efficace ed efficiente per Produzione, Acquisti, Commerciale, Fatturazione, Logistica. Sia per monitorare che per ottimizzare.


Obiettivi

  • Strutturazione: strutturare dei processi efficaci per la gestione aziendale, nello specifico:

    • Marketing: tutti i supporto alla vendita

    • Vendita: dalla ricerca del contatto alla vendita effettiva

    • Ufficio Tecnico: la gestione dei progetti

    • Produzione: dalla pianificazione al supporto post vendita

    • Acquisti/Fornitori: pianificare i ritardi e prevenire ritardi e inefficienze di produzione

    • Logistica/Posa: Gestione delle consegna al cliente e l'eventuale installazione

    • Amministrazione/Contabilità: per quantificare i costi di produzione, la previsione incassi e spese

  • Abbattimento dei costi: ottimizzare i costi della struttura

  • Quantificazione: quantificare quanto costa esattamente un prodotto/progetto

  • Monitoraggio: creare e gestire KPI per avviare un processo di miglioramento continuo e previsione (LEAN)

  • Integrazione: integrare i processi con il gestionale fino al bordo macchina


Approccio

L'approccio è esecutivo, non si perdono mesi a tracciare e mappare processi ma si inizia ad implementare la loro gestione mappandoli. Questo permette di vedere i risultati fin dai primi mesi.


Tempistiche

Per la strutturazione completa si applica il Temporary Manager che può durare alcuni mesi in maniera intensiva per poi scemare e trasformarsi in consulenza saltuaria per una durata complessiva di 1 o 2 anni fino al raggiungimento dell'autosufficienza dell'azienda.

Per le situazioni che necessitano solo di un miglioramento si applica il Management Consulting che prevede di pochi incontri al mese per 8 / 14 mesi.

Le fasi

Il progetto si basa in 4 principali fasi successive. Per procedere alla successiva è necessario che la precedente sia stata ultimata.

Analisi e Progetto

Analisi della situazione attuale e creazione del progetto di rinnovo con tempi e costi.

1

Commerciale

Definizione processi nell'area Commerciale, Marketing e Vendita, fino all'ufficio Tecnico (prima fonte di reddito aziendale)

2

Produzione

Definizione processi nell'area Produzione, fornitori, logistica/posa (il cuore pulsante dell'azienda, la parte più delicata)

3

Amministrazione

Definizione processi nell'area Amministrazione / Contabilità fino alla creazione di KPI per ottimizzare i processi

4

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1 -

Analisi e Progetto

Nella mia esperienza mi sono capiate molte aziende che puntano all'ottimizzazione Lean per snellire l'azienda, ma prima di fare questo è necessario avere dei processi strutturati. Non è possibile ottimizzare nulla che non sia definito. Dopo aver chiarito questo punto è necessario parlare di strumenti: non è possibile programmare e quantificare un'azienda con post-it, tabelle di carte o fogli excel. E' necessario un software strutturato che si integri con l'azienda, le sue macchine, i suoi utensili e i software già in uso. L'analisi serve per chiarire queste cose e definire un progetto concreto e realmente utilizzabile.


1.1 - Analisi

Si crea una fotografia dell'azienda nei seguenti punti:

  • Segmento Clienti: potenziali e desiderati (Buyer Personas)

  • Mercati: Italia ed Estero (internazionalizzazione d'impresa)

  • Competitor: di segmento e top di gamma

  • Prezzi: prezzi dei prodotti rispetto al mercato e politiche di prezzo

  • Processo di Vendita: come si ricerca, vende e rivende il prodotto e i relativi strumenti

  • Ufficio tecnico: il processo per i prodotti "su misura"/"speciali" o dei prodotti standard (R&D)

  • Produzione: come si produce il prodotto, sia internamente che esternamente

  • Processo di acquisto: come sono gestiti gli approvvigionamenti

  • Logistica: processo interno (spostamento tra reparti/impianti) ed esterna (verso clienti/fornitori/Terziasti)

  • Posa: come si consegna e si installa verificando la qualità

  • Amministrazione: come si controlla il flusso finanziario, come si eseguono previsioni, ecc

  • Supporto e Customer Care

  • Piano finanziario: budget per investimenti e solvibilità

  • Personale: chi fa cosa, e cosa sa realmente fare

  • e altro ancora.

Questo serve per avere una mappa completa dell'azienda, del prodotto e del modo di proporsi.


1.2 - Progetto

Sulla base dell'analisi si crea il vero e proprio progetto con corredato di:

  • Piano Attività di dettaglio: cosa deve essere fatto

  • Piano Temporale: i vari step delle attività calendarizzati

  • Piano Economico: investimenti che l'azienda deve sostenere e possibili ricavi

  • Piano Risorse Umane: risorse da utilizzare, da formare e da assumere

  • Risultati attesi: economici, visibilità, incrementi, etc.


1.3 - Il controller

Gestire dei processi crea un primo scoglio, soprattutto nelle PMI, rispettare i processi definiti e avere un referente specifico (uno solo) per ognuno di essi. Per questo dopo aver definito chi è il referente per ogni processo si definisce un "controller", un super referente che deve:

  • Seguire l'avanzamento: lo scopo è avere un unico referente aziendale

  • Verificare che ognuno faccia ilm suo "dovere quotidianamente nelle fasi iniziali è indispensabile un controllo giornaliero: va avvisato ogni utente dell'errato rispetto del processo tempestivamente per capire se il processo mappato è errato o se semplicemente "non si ha voglia" di rispettarlo

  • Supportare i colleghi su eventuali lacune: deve esserci un referente interno che conosce quello che si fa e lo sa per ogni figura, per poter dare suggerimenti e correzioni

  • Ottimizzazione: sarà colui che monitorerà le KPI e ne discuterà con i referenti


1.4 - Integrazione

L'intero sistema funziona se vi è alla base un software che unisca tutti i reparti e i processi. Tramite esso devo poter:

  • Sapere dov'è un qualsiasi prodotto dell'ordine o ordine

  • Il costo attuale basato sulla produzione e gli ordini fornitori di un qualsiasi prodotto dell'ordine o ordine

  • i pagamenti: fornitori e clienti

  • le non conformità

Questo permette aggregando i dati di cerare un cruscotto in tempo reale dell'azienda, dei processi e degli eventuali problemi, prima che essi avvengano ( inserendo gli eventuali meccanismi di allerta basati sui KPI).

Per fare questo è necessario che tutti i sistemi software aziendali siano integrati e dialoghino tra di loro, nello specifico, devo comunicare bidirezionalmente:

  • Il CRM

  • Il pianificatore di produzione (Gantt, gestore distinte base, magazzino ecc)

  • Le macchine utensili

  • Il software di contabilità

  • gli eventuali software dei fornitori

E' necessario far dialogare i software poiché un'unico software che faccia bene tutto non esiste, faccio un esempio, la contabilità è una cosa molto rigida, per legge, mentre il commerciale è molto variabile, un software non può ragionare in entrambi i modi.

2 -

Commerciale

L'intero progetto inizia mappando la parte commerciale, poiché essa è il primo touch point per verso il cliente. Esso se gestito correttamente ci permette di fare più vendite, quelle che servono per sostenere economicamente l'intero progetto.


2.1 - BDC - il business developer center (commerciale/vendita)

I processi di vendita devono essere, esattamente come gli altri processi, controllati e ripetibili. Non si vuole il "super venditore" ma molti venditori molto buoni. LA loro efficacia è data dalla persona ma soprattutto dal sistema di vendita:

  • Ricerca clienti: come si cercano attivamente i clienti

  • Materiali: quali materiali ci sono a disposizione del vedhrore per poter vendere, e che efficacia hanno (prestazioni, cataloghi ecc)

  • Strumenti passivi: sito web, annunci, pagine social, fiere, portali ecc, dove è il cliente che fa il promo passo

  • Sistemi din convincimento: Mail set, recall strutturati, ecc per finalizzare maggiormente le vendite

  • Sistema provvigionale: incentivazione della rete

  • Formazione: come viene formato il reparto commerciale e in quanto tempo

  • Distribuzione e Retail: come avviene la distribuzione del prodotto e che conoscenze ha la rete

  • e altro ancora.

Questo analizza gli strumenti, aiuta l'0azienda a crearli più efficaci mediante un metodo, abbattendo la formazione fino al 70% e aumentando l'efficacia fino al 90%. Esso avviene strutturando un BDC (Business Developer Center), dove più figure agiscono per finalizzare la vendita (annunci/sito + Calla center > commerciale > vendita).

Il commerciale dev tracciare ogni chiamata, ogni mail ogni visita mediante un CRM.


2.2 - Sales Driven Sale (marketing)

Il marketing realizza gli strumenti di vendita, necessari per realizzare la vendita strutturata. Con sales driven sales si intende una vendita strutturata da processo, e strumenti, quindi ripetibile e ottimizzatile. Essa è basata su:

  • Catalogo/Brochure: strumenti "old style", necessari per la vendita su strada

  • Sito web: è la prima cosa che un cliente guarda quando ci presentiamo, ed è lo strumento principale che veicola le vendite (sia B2B che B2C)

  • Socia e ADV: gli strumenti dove i clienti possono scoprirci e capire più su di noi

  • Materiali per il punto vendita: cartelloni, adv ecc, per generare sell-out

  • Mailing e presentazioni: gli strumenti per iniziare al vendita e presentarsi senza essersi ancora visiti, o per vendere nuovamente a chi ha già acquistato

  • e altro ancora...


2.3 - Technical first (Ufficio Tecnico)

Tutti sanno vendere, ma quali che fa soprattutto la differenza negli ultimi anni è la parte tecnica, e il support che diamo. Tutti possono avere un prodotto/servizio ma la differenza tra uno e l'atro è sicuramente la spiegazione tecnica. Così sempre più l'ufficio tecnico è passato da dietro le quinte al primo piano commerciale. Per questo esso deve essere strutturato ed integrato nel commerciale, a maggior ragione se l'azienda è di produzione. Devo sapere cosa fa, come lo fa e se ci sono problemi, è lui a confermare un ordine poiché prima deve verificare che sia fattibile. Interagisce esplicitamente nella formazione cliente e nella manualistica.

Ricordiamo che la parte tecnica è quella che poi gestirà la distinta base, creando quindi il legame tra commerciale e produzione, acquisti, logistica ecc.


2.4 - KPI

Dopo qualche mese di definizione e ottimizzazione processo è possibile avere dei KPI e monitorarli, ad esempio:

  • Numero o valore preventivi per commerciale o regione o area

  • Numero o valore ordini per commerciale o regione o area

  • Numero appuntamenti svolti per commerciale o regione o area

  • Rapporto tra appuntamenti e aumento degli ordini

  • Monitoraggio del proposto

  • Supporto tecnico

  • Clienti che non ordina da più di n mesi

  • clienti che si stanno abbassando gli ordini

  • clienti non visitati ecc

  • Tempo medio di preventivazione o gestione richiesta speciale

  • Costo o tempo di produzione teorico per ordine o prodotto

  • ecc

3 -

Produzione

Una volata sistemata la parte commerciale si procede nel cuore dell'azienda, la produzione.


3.1 - PDCA - Plan, do, check, act (produzione)

Prima di parlare di lean, va ben analizzata la sua applicabilità verificano he la produzione abbia dei processi di pianificazione efficaci, monitorando gli sprechi "di base", ovvero quelli dovuti alla semplice malpianificaizone. Ogni ordine deve arrivare corretto (responsabilità dell'ufficio tecnico), la produzione deve in ordine:

  1. Verificare la fattibilità per la data richiesta (produttività disponibile)

  2. Pianificare la produzione per occupare le risorse e poter pianificare il lancio ordini fornitore

  3. Produrre in tutte le sue fasi (con relativi carichi/scarichi di magazzino, realizzabili anche in via teorica sulla base delle distinte)

  4. Controllare la qualità per accertarsi che tutto sia "ok"

  5. Imballare il prodotto con eventuali manuali a seguito (eventuale se non è di competenza della logistica)

Ad ogni produzione vanno verificati se i tempi teorici indicati da distinta (ed eventualmente i materiali) sono stati sufficienti, altrimenti va avvisato l'ufficio tecnico che dovrà modificarlo per gli ordini successivi ( che potrebbe impattare sulle produzioni già pianificate).

Per gestire correttamente tutto ciò va interfacciata la macchina (industry 4.0) e l'utente per seguire passo a passo fasi (solitamente prima di interfacciare direttamente la macchina si procede ad una gestione manuale dove l'utente sposta manualmente l'ordine di fase in fase, quando le fasi sono definite si interfaccia l macchina, così si minimizzano i costi di sviluppo)


3.2 - Delay check (acquisti/fornitori)

Negli ultimi anni il reparto acquisti è diventato vitale per le aziende, poiché deve:

  1. effettuare gli ordini

  2. Monitorare i ritardi di consegna e comunicarli tempestivamente all produzione che valuta se far slittare l'intero ordine (mettere un ordine in linea di produzione e toglierlo a metà poiché mancano le materie prime genera inefficienze)

  3. Controllare la conformità della merce ricevuta e nel caso di problemi gestirli con il fornitore

ed inoltre

  • ricercare fornitori di backup per non affidarsi sempre allo stesso

  • gestire le modifiche ordine da parte del cliente o del fornitore (es. componente non più disponile)

  • carichi e giacenza di magazzino gestire i carichi di magazzino, l'allineamento giacenze (trimestrale nel caso in cui si facciano gli scarichi sulla base delle distinte e non sul prelievo)

Per gestire correttamente tutto ciò va interfacciato il software verso l'utente per seguire passo a passo fasi, unendo la pianificazione ordini della produzione per verificare cosa impatta ogni ritardo.


3.3 - Logistica

Deve gestire le consegne verso il cliente deve accertarsi di avere la miglior efficenza (prezzo, velocità e minor danni). Per gestire correttamente tutto ciò va interfacciato il software verso l'utente per seguire passo a passo fasi.


3.4 - Customer first (posa)

Deve avere un processo definito per pianificare l'attività di posa e garantire un'elevato grado di soddisfazione cliente (minimizzare le non conformità/contestazioni). Per gestire correttamente tutto ciò va interfacciato il software verso l'utente per seguire passo a passo fasi, ed avere un calendario delle pose unificato.


3.5 - Cura, impara, previeni (supporto/assistenza)

Non posiamo eliminare i problemi, ma nel caso ci fossero dobbiamo rispondere velocemente al cliente, tracciare la problematica e analizzare se era evitabile. Per gestire correttamente tutto ciò va interfacciato il software verso l'utente per tracciare ogni richiesta e il tempo medio di risoluzione.

Utilizzare correttamente un software permette di creare un'assistenza a 2 livelli:

  • Livello 0: nessuna competenza richiesta, alle richieste cliente do delle risposte standard (presenti nel database soluzioni), e cerco di risolvere (soluzione economica)